1. OBJETIVO

Smart Instruments se compromete a adherirse a los más altos estándares éticos y a cumplir con todas las leyes y reglamentaciones locales en materia anticorrupción y antisoborno, por lo que sus representantes legales como Altos Directivos de la Compañía expiden las siguientes Políticas de Cumplimiento de las normas para prevención del soborno y corrupción.

El propósito de estas políticas es marcar un derrotero de cumplimiento de la normatividad para prevenir los riesgos relacionados con el soborno y la corrupción desde los representantes legales, empleados y/o contratistas que realicen actividades para o en nombre de Smart Instruments, logrando así, que Smart Instruments se encuentre alineado en sus actividades con todas las normas y reglamentaciones aplicables en contra de la corrupción y el soborno. Aclarando que la Compañía tiene cero tolerancia frente a cualquier conducta que pudiera considerarse soborno o corrupción.

2. ALCANCE

Estas Políticas aplican a los Representantes, Empleados y/o Contratistas de la Compañía, entiéndase contratistas los proveedores que realicen cualquier actividad en nombre o en representación de la Compañía, agentes comerciales y/o agentes aduaneros, todos estos sujetos comprendidos en el Alcance de estas, deberán manifestar su conocimiento y aceptación respecto de su obligación de cumplir con las normas relacionadas con la prevención del Soborno.

3. PRINCIPIOS Y DECLARACIÓN DE LAS POLÍTICAS

En desarrollo de lo anterior, se adopta lo siguiente: Los valores y principios que enmarcan la actividad de Smart Instruments son: Respeto, Responsabilidad, Servicio, Humildad y Honestidad.

a) Es deber de Smart Instruments, de su gestión administrativa y de control financiero, así como de los Representantes de la Compañía, asegurar el cumplimiento de estas Políticas y cumplir las Normas Anticorrupción y Antisoborno.

b) Es imperativo anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas de la compañía, considerando que es primordial generar una cultura orientada a aplicar y hacer cumplir estas Políticas.

c) Smart Instruments prohíbe y sanciona cualquier tipo de conducta relacionada con el soborno o la corrupción.

d) Cualquier Empleado, Alto Directivo y/o Contratista de la Compañía que sospeche o tenga conocimiento de cualquier conducta de corrupción o soborno deberá reportar dicha conducta al Gerente de Desarrollo de Negocios, quién sugerirá las acciones a adelantar.

e) Si un Empleado, Alto Directivo y/o Contratista recibe una solicitud de soborno o de pago sospechoso proveniente de cualquier persona o entidad, interna o externa, esta solicitud deberá reportarse inmediatamente al Gerente de Desarrollo de Negocios.

f) Cualquier Empleado, Alto Directivo y/o Contratista de la Compañía que denuncie de buena fe una violación de la Política, o la realización de cualquier conducta de corrupción o soborno, estará protegido contra cualquier tipo de represalia.

g) Las reglas previstas en esta Política respecto de los mecanismos para la prevención de la corrupción o soborno son de imperativo cumplimiento, de manera que se deben observar en cada acto.

h) Smart Instruments S.A.S. se abstendrá de recibir o realizar donaciones que no tengan un fin lícito o sobre las cuales exista la sospecha de que servirán para encubrir conductas de corrupción o soborno o para obtener ventajas en los negocios de Smart Instruments S.A.S. Solo se realizarán donaciones a entidades sin ánimo de lucro.

i) Smart Instruments S.A.S. realizará las debidas diligencias para conocer adecuadamente a los potenciales proveedores, en particular, la vinculación de los proveedores o entidades gubernamentales o funcionarios del gobierno.

j) Smart Instruments S.A.S. monitoreará cualquier transacción o actividad dudosa que pueda conducir razonablemente a sospechar que los proveedores o agentes están usando a Smart Instruments S.A.S. para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas, así como para realizar actos de corrupción o soborno.

k) Los Empleados, Altos Directivos y/o Contratistas de la Compañía que actúen en representación o en nombre de Smart Instruments S.A.S. tienen prohibido realizar conductas tendientes a ocultar, cambiar, omitir o tergiversar registros contables para ocultar actividades indebidas.

En cumplimiento de todo lo anterior, los Altos Directivos de Smart Instruments S.A.S. se obligan a:

a) Poner en marcha las anteriores Políticas y el Programa de Ética empresarial. b) Adelantar acciones para divulgar la política de intolerancia al soborno y la corrupción de la Compañía.

4. PROHIBICIÓN DE ACTOS DE CORRUPCIÓN Y SOBORNO

¿Qué es soborno?
El soborno es el acto de dar, ofrecer, prometer, solicitar o recibir cualquier cosa de valor a cambio de un beneficio o ventaja indebidos o como contraprestación a cambio de realizar u omitir un acto inherente a una función pública o privada, con independencia de que la oferta, promesa o solicitud sea para uno mismo o para un tercero, o en nombre de esa persona o en nombre de un tercero.
Smart Instruments estrictamente prohíbe los sobornos en cualquier forma, incluidos los sobornos pagados directa o indirectamente por medio de un tercero.
La prohibición de Smart Instruments sobre el soborno incluye «soborno comercial». El soborno comercial generalmente significa el suministro de algo de valor a un intermediario (por ejemplo, un empleado de un cliente) sin el conocimiento del supervisor o empleador del cliente, con la intención de influir indebidamente en la conducta comercial de la empresa o para obtener una ventaja comercial indebida.

Ley 1778 de 2016
Conforme a la Ley 1778 de 2016 “Por la cual se dictan normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción trasnacional y se dictan otras disposiciones en materia de lucha contra la corrupción”, el delito de soborno trasnacional se configura en el marco de conductas de sus empleados, contratistas, administradores o asociados (propios o de cualquier persona jurídica subordinada), den, ofrezcan o prometan a un servidor público extranjero, sumas de dinero, cualquier objeto de valor pecuniario u otro beneficio o utilidad a cambio de que éste último realice, omita o retarde actos relacionados con el ejercicio de sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional.

Ley 1474 de 2011 de Colombia
Conforme a la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, el delito de corrupción se configura cuando se dé u ofrezca a un servidor público extranjero, en provecho de este o de un tercero, directa o indirectamente, cualquier dinero, objeto de valor pecuniario u otra utilidad a cambio de que este realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con una transacción económica o comercial.
El delito de corrupción privada se configura cuando directamente o por interpuesta persona se prometa, ofrezca o conceda a directivos, administradores, empleados o asesores de una sociedad, asociación o fundación una dádiva o cualquier beneficio no justificado en beneficio de la persona o de un tercero, en perjuicio de aquella.
Además, el delito de administración desleal se configura cuando el administrador de hecho o de derecho o socio de cualquier sociedad constituida o en formación, directivo, empleado o asesor, que en beneficio propio o de un tercero, con abuso de las funciones propias de su cargo, disponga fraudulentamente de los bienes de la sociedad o contraiga obligaciones a cargo de ésta causando directamente un perjuicio económicamente evaluable a sus socios.
De acuerdo con lo anterior, Smart Instruments y los Representantes de la Compañía tienen prohibido realizar o solicitar a un tercero algún tipo de beneficio por realizar o no, un acto propio de sus funciones (Ejemplo: solicitar a un particular una recompensa o algo de valor, a cambio de otorgarle un contrato con la empresa, o cuando el particular le ofrece a los Representantes de la Compañía algún tipo de beneficio a fin de realizar o no realizar un acto propio de su función).
Los Representantes Legales de la Compañía, los Altos Directivos, los Empleados y/o Contratistas que representen o actúen en nombre de la Compañía, se obligarán a cumplir con sus deberes de lealtad y probidad y actuarán de tal manera que protejan en todo momento el patrimonio de la Compañía generando una cultura y compromiso de intolerancia al Soborno Transnacional y cualquier otra práctica corrupta.

Prohibición de Pagos de Facilitación
Los pagos de facilitación están prohibidos en Smart Instruments independientemente de su cuantía. Los pagos de facilitación son pagos realizados a funcionarios de los Gobiernos con el fin de asegurar o agilizar la actuación o trámite gubernamental de rutina, en beneficio de un Empleado o de Smart Instruments S.A.S. Ejemplos de pagos de facilitación incluyen pagos para procesar visas, agilizar trámites aduaneros, etc.

OBSEQUIOS, COMIDAS Y ENTRETENIMIENTO
El propósito de los obsequios, las atenciones o actividades de entretenimiento es crear una buena y sólida relación de trabajo o comercial. Nunca el propósito debe ser tener o ganar una ventaja injusta o indebida de una relación. Smart Instruments prohíbe pagar, incluso si es un valor modesto, por comidas, viajes, alojamiento o entretenimiento para un propósito corrupto o con el fin de ganar una ventaja indebida.

Reglas para recibir obsequios o atenciones:
Nunca estarán permitidas las siguientes conductas:

• Aceptar recibir regalos de terceros, clientes o Proveedores en dinero en efectivo o equivalente en dinero con un propósito corrupto o con el fin de ganar una ventaja indebida.
• Aceptar obsequios, invitaciones, atenciones u otras cosas de valor que puedan tener el propósito de buscar una influencia o efecto material en cualquier transacción comercial de Smart Instruments (real o potencial) o que de otro modo pueda dar lugar a un conflicto de intereses.
• Ningún empleado y/o su familia aceptará, directa o indirectamente, ningún tipo de dinero, regalo o invitación que tenga como fin influenciar las actuaciones o la toma de decisiones relacionadas con los negocios de la Compañía, o que pudiera llevar a pensar al tercero o Proveedor que podría beneficiarse u obtener una ventaja de alguna forma.
• Aceptar cualquier tipo de soborno, obsequio o pago indebido de cualquier persona, incluyendo proveedores o clientes, a cambio de la promesa de hacer o abstenerse de hacer algo que beneficie al tercero.
• Cualquier sospecha de intento de soborno del tercero o proveedor debe ser comunicado inmediatamente al Oficial de Cumplimiento.

Reglas para dar obsequios, invitaciones o atenciones a Funcionarios de Gobierno y a terceros:

• Los obsequios, gastos o atenciones deben ser de un valor modesto o simbólico, tanto de forma aislada como cuando se considera en conjunto con otros regalos o atenciones ofrecidas al mismo destinatario.
• No pueden ser dados con el propósito de ejercer una influencia indebida sobre un funcionario de gobierno o de otra manera con el propósito de influenciar en las acciones o decisiones, o con el fin de obtener una ventaja comercial para Smart Instruments

Nunca están permitidos los siguientes obsequios, invitaciones o atenciones:

• Obsequios, invitaciones, atenciones u otras cosas de valor que se ofrecen a terceros, clientes o proveedores para obtener algo a cambio.
• Obsequios, invitaciones, atenciones u otras cosas de valor dirigidos a personas que estén en un proceso de licitación donde Smart Instruments haga parte de la licitación pública o privada.
• Cualquier obsequio que sea dinero en efectivo o equivalente a dinero.
• Obsequios, invitaciones o atenciones u otras cosas de valor que sean frecuentes hacia la misma persona u organización.
• Obsequios, invitaciones, atenciones u otras cosas de valor que sean excesivos o extravagantes, inapropiados o que puedan afectar negativamente a la reputación de Smart Instruments.
• Los regalos o atenciones deben darse en nombre de la Compañía y no a título personal.
• Esta Política se aplica incluso si el Representante de la Compañía no pretende o no solicita el reembolso de los gastos correspondientes.

DONACIONES Y CONTRIBUCIONES POLÍTICAS
Todas las donaciones y contribuciones políticas realizadas por Smart Instruments deben tener un fin lícito y se realizarán siguiendo los procedimientos legales para su formalización.
Smart Instruments, ni los representantes, empleados y/o altos directivos de la Compañía pueden realizar contribuciones o donaciones, directas o indirectas, a partidos políticos, entidades gubernamentales, organizaciones, funcionarios del gobierno o particulares involucrados en la política, sin la aprobación del comité del Sistema de Gestión Integral. No se pueden realizar donaciones o contribuciones a cambio de obtener ventajas en los negocios de Smart Instruments o en sus transacciones de naturaleza comercial.

REGISTROS CONTABLES
Smart Instruments tiene como política llevar y mantener registros y cuentas que reflejen de forma exacta y precisa las transacciones y disposiciones de los activos de las transacciones de Smart Instruments. Los Representantes de la Compañía, empleados y/o altos directivos no pueden cambiar, omitir o tergiversar registros para ocultar actividades indebidas o que no indiquen correctamente la naturaleza de una transacción registrada.

MECANISMOS PARA DENUNCIAR
El Gerente de Desarrollo de Negocios es el encargado de recibir las consultas, quejas y denuncias sobre posibles actos de violación a esta Políticas y/o las Normas Anticorrupción.
Los canales de comunicación dispuestos por Smart Instruments son:
Teléfono: (57) 1 8055251
Email: lsalazar@valvsmart.com

No existirán represalias contra los Empleados que denuncien de buena fe actos o potenciales actos de violación a estas Políticas y/o del Programa de Ética empresarial. Smart Instruments no admitirá denuncias o quejas falsas o temerarias. En caso de que se demuestre que la denuncia es falsa o temeraria, o no realizada de buena fe, dicha conducta se considerará como una violación al Reglamento Interno de Trabajo de Smart Instruments.

SANCIONES
Las sanciones por violar las Normas Nacionales, las Normas Anticorrupción y Antisoborno o esta Política pueden resultar en graves sanciones para los representantes, empleados, altos directivos y/o contratistas de la Compañía y para Smart Instruments misma.
Los representantes, empleados, altos directivos y/o contratistas de la Compañía que violen estas Políticas y/o el Programa de Ética empresarial serán sujetos a sanciones y medidas disciplinarias, incluyendo el despido con justa causa de conformidad con las disposiciones del Reglamento Interno de Trabajo y el Código Sustantivo del Trabajo, sin perjuicio de las acciones legales que pudiere adelantar por esta causa. Smart Instruments aplicará las medidas disciplinarias de manera justa y rápida y en proporción con la violación.
Por decisión de los Representantes Legales, previo pronunciamiento del Gerente de Desarrollo de Negocios, Smart Instruments pondrá en conocimiento de las autoridades competentes cualquier violación de las Normas Anticorrupción que conozca en desarrollo de su actividad.
Smart Instruments no podrá asumir los costos correspondientes a la defensa o las sanciones impuestas a un representante, empleado, alto directivo y/o contratista de la Compañía por la violación de las Normas Anticorrupción y Antisoborno.

DIVULGACIÓN
La divulgación de estas Políticas se realizará mediante la inducción corporativa y en la página web de Smart Instruments y a través de correos electrónicos masivos.